記録のコツで業務をスムーズに！介護記録の書き方ポイント

 介護の現場では、利用者の様子、介助内容、変化などを「記録」に残すことが必須です。正しい介護記録は、職員間の情報共有をスムーズにし、ケアプランの見直しや事故防止にもつながります。

業務のミスやトラブル防止にもつながる介護記録。 本記事では、「日報・記録をスムーズに書くコツ」に焦点を当て、具体例を交えながら解説します。また、介護業界で導入が進むタブレット入力などのICT化の活用も紹介します。

1．記録を書く目的を改めて理解しよう

介護記録は、単なる“書類”ではなく次のような大切な役割があります。

• 利用者のその日の状態や支援内容を正確に残すこと。
  
• 職員間、チーム間で情報を共有し、ケアの質を高めること。
  
• ケアプランやサービス内容の見直し・改善の根拠になること。
  
• 万が一の事故・トラブル時の証拠・説明資料となること。

介護記録は、介護保険法によって記録作成・保存が義務付けられています。誰が見ても分かりやすい書き方が求められるので、事業所の方針をふまえながらポイントを押さえた記録が必要です。

2．介護記録の“基本ルール”

以下のポイントを押さえると、分かりやすく誤解の少ない記録が書けます。

● 5W1Hを意識する

「誰が（Who）」「いつ（When）」「どこで（Where）」「何を（What）」「なぜ（Why）」「どのように（How）」を漏れなく記載することで、後から読み返したときに状況が明確になります。

 例）
✖「昼食後、体調が悪かった」
○「12:20 食堂で、Aさんが『目まいがする』と訴えた。座位保持して様子を観察した。」

● 客観的な“事実”を書き、主観や感想は控える

記録は“何が起きたか”が伝わることが重要です。 「〜だろう」「〜と思う」といった予測や感情を含む表現は避けましょう。

 例）
✖「元気がなかったので不安でした」
○「表情が乏しく、20分間ほとんど発言がなかった。本人に『どうされましたか？』と尋ねると『朝から頭が重い』と言われた。」

● 専門用語・略語を極力使わず、簡潔に

ご家族や他職種も読みやすいように、誰にでも理解できる言葉で書きましょう。

 例）
✖「徘徊あり」
○「13:45 廊下を2往復して、『どこに行こうか』と呟いた。」

● 統一フォーマット・表記を守る

日付、時刻、単位（cc/㎖／分）などは施設で定められた統一フォーマットを使いましょう。時刻は24時間表記が基本です。

3．記録をスムーズに書くための“時短技”

記録作業に時間がかかると、現場業務や休憩時間を圧迫してしまいます。以下の工夫で負担を軽減できます。

• テンプレートを活用する：日常的な記録項目（送迎時間・入浴・食事・排泄）など定型的な内容は、フォーマット化しておくと早く入力できます。
  
• メモを残して後で入力：支援中に気になった点をメモしておけば、記録欄前に内容を整理できます。
  
• “だ・である調”で書く：統一文体にすることで読みやすく、記入ミスも防げます。 

4．ICT化で効率アップ！進むタブレット端末導入

介護業界では人手不足の解消や業務効率アップのためのICT導入が進んでいます。全国展開する小規模デイサービス「だんらんの家」では、業務支援ソフト「リンケア21」を導入し、タブレット端末での記録入力を推進しています。

導入メリット

• 送迎・入浴・レクリエーションなどの記録がタブレットでワンタッチ入力。
  
• 紙の記録からデジタル化することで、転記ミス・口頭での連携ミスを削減。
  
• 利用者の状態・要望・連絡事項をリアルタイムで共有し、ケアの質を向上。
  
• 出先や移動中でも端末で参照でき、情報の即時確認が可能。
  

活用ポイント

• 記録画面を職員が使いやすいレイアウトにカスタマイズ（項目の表示/非表示）
  
• タブレットで入力後は自動保存・クラウド共有でバックアップも安心
  
• 記録の遅れ・未入力をアラートで可視化し、入力漏れ防止策を併用
  

ICT化を取り入れることで、記録の書き方そのものを変革し、日報やケア記録の“書く時間”を短縮し、利用者との対話・ケアに充てる時間を増やせます。介護業界での就職の際は、事業所でどんなICTツールを使っているか確認をしておくといいでしょう。

5．記録ミスを防ぐチェックリスト

最後に、記録後に確認すべき項目を一覧でチェックしてみましょう。

• 「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「なぜ」「どのように」を記載しているか
  
• 利用者の発言・行動を客観的に記述しているか
  
• 専門用語・略語が少なく、分かりやすい表現になっているか
  
• 日付・時刻の表記統一が守られているか
  
• テンプレート・メモを活用して効率的に記入できているか
  
• タブレット等ICT記録を活用して、紙→デジタルの操作ミスがないか
  
• 記録内容が次のケアに活きるよう、状況・結果を含めているか

まとめ

介護記録は、サービスの質・職員のチームワーク・利用者の安全を支える“現場の命綱”とも言える重要な業務です。しかし、慣れないうちは「何を書けばいいのか」「時間がかかる」という悩みも多く聞かれます。
本記事で紹介した「書き方の基本ルール」「時短テクニック」「ICT活用」の３つを日々の業務に取り入れることで、記録作業をスムーズにしながら、利用者との時間・ケアの時間をしっかり確保できます。
介護職としてイキイキと働くためにも、介護記録も“自分の仕事を支える味方”に変えていきましょう。

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