事務作業が大幅減！デイサービス「だんらんの家」ICT化の取組み

介護施設で働くなかで「事務作業が多く、利用者さんと話す時間があまりとれない…」と感じている人は少なくないでしょう。介護業界では、現場での業務負担を減らすためにICT（情報通信技術）を活用しようという動きが広まっています。

小規模デイサービス「だんらんの家」でも業務にICTを取り入れたことで事務作業にかかる時間を大幅に削減。介護職員たちの働きやすさにもつながった「だんらんの家」でのICT化の取組みをご紹介します。

負担の大きい手書きでの書類作成

介護現場では契約書や計画書をはじめ、利用者様の体調を管理する記録など必要な書類が各種あり、作成する時間もかかります。

地域密着型通所介護サービス「だんらんの家」でも書類をプリントアウトして手書きで記入し、ファイリング、という一連の作業を行っていました。

介護保険請求業務では手書きの書類を確認し、請求ソフトへ手入力。こういった事務作業が月間で少なくとも20時間程度あり、管理業務にあたる職員の負担になっていました。

なんとか業務量を減らせないかと介護保険の請求ソフトや記録のソフトを導入しようとしたものの、介護現場の実情に合わず、使い方が煩雑だったりしてなかなか導入に至りませんでした。

そこで、ソフトウェア開発会社と共同開発したのが、地域密着型通所介護に特化した記録・請求システム「リンケア21地域密着・通所」です。

「誰が、誰に、何をしたか」をタブレット端末にタップ入力するだけで記録作成は完結し、請求データまでワンストップで移行可能なソフトです。だんらんの家では、平成29年10月より試験的に導入を開始。業務効率の手応えを感じ、同年12月から一斉導入しました。

「リンケア21地域密着・通所」を導入後、事務作業にかかっていた時間は大幅に削減されました。それだけでなく、新人職員を育成する場面でも活躍。各種書類の作成業務を教える時間や手間も効率化され、介護未経験で入った新人職員も記録の入力ができるようになりました。

一方、課題はパソコンやタブレット端末の扱いに苦手意識をもつスタッフも一定数いたことです。そこで、だれもが分かりやすく理解できるようにマニュアルを完備。

ICTの取組みの意図や、実践的な使い方などを学べる研修を行い、職員をサポートするためのICT化になるよう工夫しています。

事務作業が減るだけでなく、介護現場にとってICT化には多くのメリットがあります。たとえば、利用者様によい介護サービスを提供するためには、スタッフ間のコミュニケーションが大事です。

そこで、必要事項を伝達する申し送りを担当者のみ口頭で行うのではなく、全社員が一括で把握できるようにするシステムの導入も検討しています。

また、利用者様の送迎でもっとも効率のよいルートを組むのも経験値や時間がかかるものです。最短の送迎ルートを自動作成するソフトを導入することで、利用者様を早く送迎できるだけでなくガソリン代の削減なども可能になるでしょう。

ICTの活用が進めば、働く職員の心身に余裕が生まれることでよりよい介護サービスの実現につながります。小規模デイサービス「だんらんの家」では、今後もICT活用を進め、より働きやすい職場を目指します。

最大定員10名の小規模デイサービス「だんらんの家」は民家を改装したアットホームな空間で利用者様ひとりひとりに寄り添った介護サービスを提供しています。

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